Wie man mit dem Whiteboard effektiv Ideen entwickelt

Wer das erste Mal am Whiteboard steht fragt sich, wie er sein Ding am besten auf die Fläche bringt. Wo fängt man an zu zeichnen? Links oben oder besser in der Mitte? Und was zeichnet man zuerst?

Damit Ihnen der Start leichter fällt finden Sie im Folgenden eine Anleitung für typische Visualisierungs-Muster.

Aufgaben sammeln und terminieren

Das Erstellen einer Aufgabenliste ist eine typische Anwendung für Whiteboards. Hierbei geht es um drei Dinge:

• Sammeln der notwendigen Aufgaben (ggf. Brainstorming)
• Festlegen, wer zuständig ist
• Terminfestlegung

Zunächst müssen alle erforderlichen Aufgaben zusammengetragen werden. Die Kernfrage lautet: Was müssen wir alles tun, um das Ziel zu erreichen? Nicht immer hat man alle Aufgaben im Kopf, sondern es muss in einer Art Brainstorming alles Wesentliche aufgeschrieben werden. Das Whiteboard entfaltet in diesem Moment seine Stärke. Alle beteiligten Leute sehen auf einen Blick den erarbeiteten Fortschritt.

Im nächsten Schritt müssen Verantwortliche für jede der notierten Aufgaben festgelegt werden. Der Moderator am Whiteboard hat dafür Sorge zu tragen, dass alle Aufgaben einen Verantwortlichen finden. Wer hier zu nett ist und sich leicht verunsichern lässt hat, kommt nicht vom Fleck. Falls erforderlich muss man einfach selbst Verantwortlichkeiten bestimmen und diese an die Teilnehmer kommunizieren.

Ähnlich verhält es sich mit dem Festlegen von Endterminen. Niemand legt sich gerne auf eine Deadline fest. Trotzdem sollte man als Moderator zunächst versuchen, im Dialog mit den Meeting-Teilnehmern passable Endtermine zu definieren.

Eine Aufgabenliste erstellt man auf dem Whiteboard am besten in Form einer Tabelle. Diese hat ihren Ursprung im linken oberen Eck des Whiteboards. So hat man ausreichend Platz nach unten und nach rechts. Im einfachsten Fall hat die Tabelle drei Spalten: die Aufgabe, die verantwortliche Person sowie ein Enddatum. Weitere Spalten ergänzt man nach Belieben. Wer am Whiteboard steht sollte darauf achten, dass die Schrift groß genug ist. Sonst nutzen manche Kollegen die nicht lesbare Schrift als Ausrede dafür, eine Sache nicht erledigt zu haben.

Aufzeigen wie ein Prozess abläuft

In unserer komplexen Welt braucht man definierte Geschäftsprozesse. Mit einem Prozessdiagramm lassen sich diese auf einfache Weise beschreiben. Das kann aus mehreren Gründen sinnvoll sein. Bei beabsichtigten Prozessänderungen will man die Auswirkungen abschätzen und ggf. Hilfsmaßnahmen definieren. Manchmal geht es auch nur darum, einem mit dem Prozess nicht vertrauten Personenkreis den Ablauf zu skizzieren. Gerade in der Prozessberatung ist dies eine typische Aufgabe.

Zur Darstellung eines Prozessablaufs auf einem Whiteboard bedient man sich gewissen Symbolen. Dazu gehören Kästchen oder Kreise zur Kennzeichnung von gewissen Abteilungen oder Prozessschritten. Die Beziehungen zwischen diesen Einheiten werden durch Pfeile gekennzeichnet. Diese visualisieren in der Regel einen Informations- oder Warenfluss, oder einfach eine organisatorische Abhängigkeit.

Wo man den Zeichenstift ansetzt, hängt vom betrachteten Objekt ab. Geht es ums eigene Unternehmen mit seinem Netzwerk aus Zulieferern, würde man die Firma in der Mitte des Whiteboards aufmalen. So hat man genügend Zeichenfläche drumherum zum Aufmalen des  Beziehungsgeflechts.

Hilfreich bei Prozessdiagrammen ist die Verwendung von Markern unterschiedlicher Farbe. Über Farben lassen sich unterschiedliche logische Ebenen voneinander abgrenzen. Damit ist die Whiteboard-Zeichnung insgesamt besser verständlich. Beispielsweise kann mit der Farbe Blau ein Informationsfluss beschrieben werden, während man mit Schwarz einen physischen Warenfluss beschreibt. Geht es um ein Prozess-Reengineering, lässt sich anhand von Farben der Ablauf vorher und nachher voneinander unterscheiden. die ist wichtig für eine klare Prozessstruktur. Auch für das Brainstorming vor dem Schreiben von Hausarbeiten im Studium eignet sich ein Whiteboard.

Verdeutlichen was man vom Chef hält

Etwas seltener aber nicht weniger wichtig ist die Visualisierung der eigenen Meinung. Diese kann sich auf Sachverhalte aber auch auf konkrete Personen beziehen. Im Gegensatz zu den vorher beschriebenen Methoden hat man bei dieser Darstellung mehr kreativen Freiraum.

Seien Sie darum nicht zögerlich in Ihrer Ausdrucksweise. In der heutigen Zeit braucht es Leute, die einen Sachverhalt griffig auf den Punkt bringen. Genug des Schwafelns und Nasepopelns. Fassen Sie Ihren Mut zusammen und bringen Sie auf die Zeichenfläche, was Ihnen auf der Seele liegt (und Ihre Kollegen ohnehin schon denken). Seien Sie sich nicht zu schade über den Tellerrand zu schauen und fachfremde Begriffe einfließen zu lassen.

Keine Whiteboard-Darstellung kann allein durch Text überzeugen. Unterstützen Sie Ihren Gedankengang daher mit einer prägnanten Zeichnung. Nein, ein Picasso müssen Sie dafür nicht sein. Das Zeichentalent eines Dreijährigen reich für betriebliche Zwecke völlig aus! Bedenken Sie aber, dass gute Whiteboard-Zeichnungen von ihrer Emotionalität leben!

Auf keinen Fall sollte es Ihnen allein um die Karriere gehen, wenn Sie sich am Whiteboard bemühen. Dennoch bleibt eine derartige Initiative nicht unbeachtet und kann Ihnen die lang ersehnte Aufmerksamkeit im Unternehmen bringen! Machen Sie sich also darauf gefasst, dass Ihre Karriere bald eine grundlegende Veränderung widerfährt.

Bitte nicht wegwischen!

Man kann es nicht groß genug schreiben. Leider übersehen dennoch manche verträumten Kollegen den Hinweis und löschen aus, was man in stundenlanger Arbeit geschaffen hat. Um auf Nummer Sicher erstellt man am besten mit dem Smartphone ein Bild des Whiteboard-Inhalts. So lässt sich das Resultat immer wieder aus der Tasche ziehen.