Ein Kanban-Whiteboard richtest du in fünf Schritten ein: Arbeitsablauf aufschreiben, daraus die Spalten ableiten, die Tafelgröße aus Kartenformat und Spaltenzahl rechnen, Linien mit Band statt Stift ziehen und für die Spalte „In Arbeit“ ein festes Limit festlegen. Für ein Team bis fünf Personen ohne Schwimmbahnen reicht eine Tafel in 120 × 90 cm. Sobald jede Person oder jede Auftragsart eine eigene Zeile bekommt, brauchst du 180 × 120 cm.
Kurz gesagt
- Spalten bilden euren echten Ablauf ab, nicht das Schema aus einem Vorlagenbild.
- Rechne pro Haftnotiz (76 × 76 mm) mit etwa 9 × 9 cm Platz auf der Tafel.
- Bis 5 Spalten ohne Schwimmbahnen: 120 × 90 cm. Mit 4 Schwimmbahnen: 180 × 120 cm.
- Linien mit Magnetband oder dünnem Zeichenband, nie mit Permanentmarker.
- WIP-Limit zum Start etwa so hoch wie die Zahl der Personen, nach zwei Wochen nachjustieren.
Die Spalten kommen aus eurem Ablauf
Ein Kanban-Board zeigt, wo jede Aufgabe gerade steht. Der offizielle Kanban Guide (Ausgabe 2025.5 von Kanban University) schreibt dafür keine festen Spalten vor. Er verlangt nur eine „Definition of Workflow“: Ihr legt fest, ab wann eine Aufgabe als begonnen gilt, wann sie fertig ist und wie ihr die Menge der gleichzeitig laufenden Arbeit begrenzt. Die drei Praktiken dahinter sind Ablauf sichtbar machen, laufende Arbeit aktiv steuern und den Ablauf schrittweise verbessern.
Für die Tafel heißt das: Nimm einen Zettel und schreib auf, was mit einer typischen Aufgabe bei euch wirklich passiert. Bei einem Marketing-Team sind das etwa Idee, Bereit, Schreiben, Freigabe, Veröffentlicht. In einer Werkstatt eher Auftrag da, Material bestellt, In Arbeit, Abholbereit. Jeder Schritt, an dem eine Aufgabe liegen bleiben kann, bekommt eine Spalte. Schritte, die immer sofort hintereinander passieren, fasst du zusammen.
Mehr als sieben Spalten passen auf kaum eine Bürotafel, ohne dass die Karten zu eng stehen. Das ist eine Faustregel, kein Gesetz. Werden es mehr, ist das oft ein Zeichen, dass ihr Zwischenstationen notiert, an denen nie etwas wartet.
Praxis-Tipp
Teile eine Spalte, in der Aufgaben gern hängen bleiben, in „läuft“ und „wartet“. Bei „Freigabe“ sieht dann jeder, ob die Karte gerade geprüft wird oder seit Tagen auf jemanden wartet.
Tafelgröße aus den Karten rechnen
Die meisten Teams kaufen die Tafel zuerst und quetschen das Board dann hinein. Umgekehrt geht es besser. Standard-Haftnotizen messen 76 × 76 mm, das gilt auch für die Super-Sticky-Variante von Post-it (Herstellerangabe 3M). Mit etwa einem Zentimeter Luft rundherum brauchst du pro Karte rund 9 × 9 cm. Dazu kommen eine Kopfzeile von etwa 8 cm für die Spaltennamen und 3 cm Rand an jeder Seite.
Ein durchgerechnetes Beispiel für ein Team mit fünf Personen und fünf Spalten, ohne Schwimmbahnen:
| Spalte | Karten nebeneinander | Breite |
|---|---|---|
| Optionen (Ideen, Anfragen) | 2 | 20 cm |
| Bereit | 2 | 20 cm |
| In Arbeit | 3 | 28 cm |
| Prüfen | 2 | 20 cm |
| Erledigt | 2 | 20 cm |
| Rand links und rechts | 6 cm | |
| Summe | 114 cm |
In der Höhe passen bei 90 cm nach Kopfzeile und Rand sieben Kartenreihen: 8 cm + 7 × 9 cm + 6 cm = 77 cm. Damit ist eine Tafel in 120 × 90 cm für dieses Team ausreichend und lässt unten noch einen Streifen für Notizen. Magnetoplan gibt sein Scrum-Board-Set in genau diesem Format laut Händlerdatenblatt als passend für Teams bis fünf Personen an, das deckt sich mit der Rechnung.
Mit Schwimmbahnen sieht das anders aus. Bekommt jede von vier Personen oder Auftragsarten eine eigene Zeile mit Platz für zwei Kartenreihen, brauchst du pro Bahn etwa 20 cm Höhe inklusive Beschriftung. 8 cm Kopf + 4 × 20 cm + 6 cm Rand ergeben 94 cm. Das ist auf 90 cm zu knapp, auf 180 × 120 cm bleibt dagegen Luft für eine fünfte Bahn oder breitere Spalten. Wenn du andere Maße ausprobieren willst, rechnet der Größen-Finder mit deiner Wandfläche.
| Board-Aufbau | Mindestgröße | Gut für |
|---|---|---|
| 3 bis 4 Spalten, keine Bahnen | 90 × 60 cm | Einzelperson, kleines Team bis 3 Personen |
| 5 Spalten, keine Bahnen | 120 × 90 cm | Team bis 5 Personen |
| 5 bis 6 Spalten, 3 bis 4 Bahnen | 180 × 120 cm | Team mit getrennten Auftragsarten oder 4 bis 6 Personen |
| 6 bis 7 Spalten, 5 Bahnen und mehr | 200 × 120 cm oder zwei Tafeln | Abteilungs-Board, Werkstatt mit mehreren Linien |
Die Werte in dieser Tabelle sind aus der Kartenrechnung oben abgeleitet und als Faustregel gedacht. Wer größere Moderationskarten statt Haftnotizen nutzt, rechnet mit dem echten Kartenmaß nach.
Linien ziehen: Magnetband oder Zeichenband
Für die Spaltenlinien hast du zwei brauchbare Wege. Dünnes selbstklebendes Zeichenband sitzt flach auf der Fläche und stört beim Wischen kaum. Im Scrum-Board-Set von Magnetoplan liegt ein solches Band mit 2,4 mm Breite bei (Herstellerangabe laut Händlerdatenblatt). Es ist die bessere Wahl, wenn eure Spalten seit Monaten gleich sind.
Steht der Ablauf noch nicht fest, nimm Magnetband. Das Magnetoflexband von Magnetoplan ist zum Beispiel 10 mm breit, lässt sich zuschneiden und mit wasserlöslichen Markern beschriften (Herstellerangabe). Eine Linie umsetzen dauert damit Sekunden. Der Nachteil: Magnetband hält nur auf magnetischen Tafeln, und dickere Streifen sind eine Kante, an der der Schwamm hängen bleibt.
Die Spaltennamen schreibst du am besten auf Magnetschilder oder kleine Schildhalter statt direkt auf die Tafel. Schrift, die wochenlang an derselben Stelle steht, hinterlässt auf lackierten Tafeln Schatten, das sogenannte Ghosting.
Achtung
Linien mit Permanentmarker sehen am ersten Tag sauber aus. Die Lösemittel im Boardmarker lösen sie aber an, sobald jemand darüber schreibt, und nach ein paar Wochen ist das Raster verschmiert. Rückstände bekommst du nur mit Reiniger und Geduld wieder herunter.
Haftnotiz, Magnetkarte oder Kartenhalter
Was auf das Board kommt, entscheidet darüber, ob es nach einem Monat noch gepflegt wird. Karten, die nachts abfallen, ruinieren das Vertrauen ins Board schneller als jede schlechte Spalte.
| Kartenart | Vorteil | Nachteil | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Normale Haftnotizen | überall erhältlich, schnell beschrieben | für Papier gemacht, rollen sich an senkrechten Flächen gern ein | Board nur für einen Workshop |
| Super-Sticky-Haftnotizen | laut 3M doppelte Haftkraft, ausdrücklich für senkrechte Flächen | teurer, beim häufigen Umsetzen lässt auch dieser Kleber nach | Karten wandern selten mehr als drei- bis viermal |
| Haftnotiz unter Magnet | jedes Papier hält, Karten lassen sich beliebig oft versetzen | ein Magnet mehr pro Karte, verdeckt eine Ecke | magnetische Tafel, Karten wandern täglich |
| Beschriftbare Magnetkarten | abwischbar, wiederverwendbar, fallen nie ab | begrenzter Platz für Text, Anschaffungskosten | feste Aufgabentypen, die immer wiederkehren |
Auf Glastafeln reichen normale Ferrit-Magnete oft nicht, weil das Glas Abstand zum Stahl schafft. Dort brauchst du kleine Neodym-Magnete. Welche Oberfläche für ein Board, auf dem täglich mehrere Leute schreiben und wischen, am längsten durchhält, steht im Vergleich der Whiteboard-Oberflächen.
Praxis-Tipp
Schreib auf jede Karte das Datum, an dem sie in „In Arbeit“ wandert. Der Kanban Guide nennt die Zeit seit diesem Start „Work Item Age“. Eine Karte mit altem Datum fällt beim Daily sofort auf, ohne dass jemand eine Software aufmachen muss.
WIP-Limit festlegen und nachrechnen
WIP steht für Work in Progress, also alles, was begonnen, aber nicht fertig ist. Das Limit ist eine Zahl über der Spalte, etwa „In Arbeit (5)“. Ist die Spalte voll, zieht niemand eine neue Aufgabe, bevor eine andere weiterwandert. Genau dieses Limit unterscheidet ein Kanban-Board von einer bunten To-do-Liste.
Warum das funktioniert, zeigt Little’s Law, 1961 von John D. C. Little in der Fachzeitschrift Operations Research bewiesen: Durchschnittliche Durchlaufzeit = durchschnittliche Menge laufender Arbeit ÷ Durchsatz. Ein Beispiel: Auf eurem Board stehen 15 Karten in Arbeit, und ihr schließt im Schnitt 6 pro Woche ab. Dann braucht eine Aufgabe durchschnittlich 15 ÷ 6 = 2,5 Wochen. Senkt ihr die laufende Arbeit auf 6 Karten und bleibt der Durchsatz gleich, sind es rechnerisch 6 ÷ 6 = 1 Woche. Die Formel gilt für Durchschnitte in einem einigermaßen stabilen System, sie verspricht keine Wunder für jede einzelne Karte.
Für den Start nimmst du als Faustregel ungefähr so viele Plätze in „In Arbeit“, wie Personen am Board arbeiten. Nach zwei Wochen schaust du hin: Steht die Spalte ständig voll und die Leute warten, ist das Limit zu knapp. Stehen ständig Lücken und trotzdem altern Karten, liegt das Problem in einer anderen Spalte. Auch „Prüfen“ verdient ein Limit, weil sich dort bei vielen Teams heimlich der Stau bildet.
Nach etwa einem Monat kannst du aus euren Karten eine eigene Zusage ableiten. Der Kanban Guide nennt das Service Level Expectation und gibt als Beispiel: 85 Prozent der Aufgaben sind in acht Tagen oder weniger fertig. Dafür zählst du bei den erledigten Karten die Tage vom Startdatum bis zum Fertigdatum.
Die ersten vier Wochen
| Wann | Was | Dauer |
|---|---|---|
| Tag 1 | Ablauf gemeinsam aufschreiben, Spalten und Startpunkt festlegen | 30 bis 45 Minuten |
| Tag 1 | Tafel aufhängen, Linien kleben, Spaltenschilder anbringen, alle laufenden Aufgaben als Karten anlegen | 1 bis 2 Stunden |
| ab Tag 2 | Kurzes Treffen am Board, jeden Tag zur selben Zeit, von rechts nach links durchgehen | 10 bis 15 Minuten |
| Ende Woche 2 | WIP-Limits prüfen und anpassen, überflüssige Spalten streichen | 30 Minuten |
| jede Woche | Spalte „Erledigt“ abräumen, Karten mit Start- und Enddatum in eine Box legen | 5 Minuten |
| Ende Woche 4 | Durchlaufzeiten auswerten, erste Service Level Expectation formulieren | 45 Minuten |
Das Durchgehen von rechts nach links ist kein Ritual. Wer bei „Erledigt“ anfängt, spricht zuerst über Karten, die kurz vor dem Ziel hängen, und nicht über neue Ideen. Damit das Team beim Treffen gut vor der Tafel stehen kann, sollte die Oberkante nicht über Griffhöhe liegen. Wie hoch und mit welchen Dübeln, steht im Ratgeber zum Whiteboard aufhängen.
Typische Fehler am Board
- Vorlage übernommen statt Ablauf abgebildet. „To do, Doing, Done“ passt selten. Wenn eine Aufgabe bei euch fünf Stationen durchläuft, gehören fünf auf die Tafel.
- Kein Limit. Ohne Zahl über „In Arbeit“ hast du eine schöne Übersicht über Überlastung, mehr nicht.
- „Erledigt“ quillt über. Nach drei Wochen ist die Spalte voll und die Karten wandern in die Ränder. Einmal pro Woche abräumen und die Karten aufbewahren, sie sind eure Messdaten.
- Blockaden unsichtbar. Ein roter Magnet auf jeder Karte, die auf jemand anderen wartet, macht Hänger in Sekunden sichtbar.
- Billige Lackoberfläche für ein Dauerboard. Bei täglichem Wischen über Monate setzt sich Schrift fest. Für ein Team-Board lohnt Emaille.
- Tafel zu klein gekauft. Karten, die übereinander kleben, liest beim Daily niemand mehr. Lieber die Kartenrechnung oben einmal durchgehen.
Meine Empfehlung
Für ein Team bis fünf Personen nimm eine emaillierte, magnetische Tafel in 120 × 90 cm, ziehe die Spalten mit 10 mm Magnetband und nutze Haftnotizen unter kleinen Magneten. Nach zwei, drei Monaten, wenn sich der Ablauf eingespielt hat, kannst du die Linien durch flaches Zeichenband ersetzen. Braucht ihr Schwimmbahnen für Personen oder Auftragsarten, plane gleich mit 180 × 120 cm, alles darunter wird nach wenigen Wochen eng.
Nicht lohnen sich ein physisches Board für Teams, die überwiegend remote arbeiten und nie gemeinsam davorstehen. Dann ist es eine Tafel, die einer pflegt und keiner liest. Für eine Einzelperson mit zehn offenen Aufgaben reicht dagegen ein kleines Board mit drei Spalten, oder ein Wochenplaner am Whiteboard, wenn es eher um Termine als um Aufgaben geht. Für gut lesbare Karten aus zwei Metern Abstand hilft ein Marker mit Rundspitze um 1 mm, mehr dazu bei den Whiteboard-Markern.
Emaillierte Whiteboards in 120 × 90 cm ansehen*Häufige Fragen
Welche Spalten braucht ein Kanban-Whiteboard?
Die Spalten ergeben sich aus eurem tatsächlichen Ablauf. Ein häufiger Start ist Optionen, Bereit, In Arbeit, Prüfen, Erledigt. Der Kanban Guide schreibt keine festen Spalten vor, sondern verlangt, dass ihr Start, Ende und das Limit für laufende Arbeit festlegt.
Wie groß muss ein Kanban-Whiteboard sein?
Rechne pro Haftnotiz mit etwa 9 × 9 cm Platz. Für fünf Spalten ohne Schwimmbahnen reichen 120 × 90 cm, das passt für Teams bis fünf Personen. Mit drei bis vier Schwimmbahnen brauchst du 180 × 120 cm.
Womit ziehe ich die Linien auf dem Whiteboard?
Mit dünnem selbstklebendem Zeichenband, wenn die Spalten feststehen, oder mit Magnetband, wenn du sie noch verschieben willst. Permanentmarker verschmiert, sobald jemand mit Boardmarker darüber schreibt.
Halten Haftnotizen auf einem Whiteboard?
Normale Haftnotizen rollen sich an senkrechten Flächen gern ein und fallen ab. Super-Sticky-Notizen haben laut 3M die doppelte Haftkraft und sind für senkrechte Flächen gedacht. Am zuverlässigsten ist eine Haftnotiz unter einem kleinen Magneten.
Wie hoch sollte das WIP-Limit sein?
Als Faustregel zum Start ungefähr so viele Plätze in der Spalte In Arbeit, wie Personen am Board arbeiten. Nach zwei Wochen anpassen: Warten Leute ständig, ist das Limit zu knapp, altern Karten trotz Lücken, liegt der Stau woanders.
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